俗话说：“文不如表，表不如图”，充分说明了图表的重要性，特别是在分析多而繁杂的人事数据时，图表备受 HR 的喜爱。

但要想制作的图表更专业，需要掌握如下图所示的一些技巧来提高图表的整体效果。

01 甩掉倾斜标签

当文本标签太长，图表宽度不够时，经常会导致图表标签倾斜，就像下图所示的图表一样。

专业的图表一般不允许出现这种情况。

当遇到这种情况时，可以在分类标签文本中间加上换行符号，这样在图表中的文本标签就可以换行。

方法是：将鼠标光标定位到单元格文本需要换行的位置，按【Alt+Enter】组合键即可，效果如下图所示。

为文本添加换行符和为单元格设置自动换行是有区别的，要让图表中的分类标签文本多行显示，则是在文本中间插入强制换行符。

另外，还可以将柱形图更改为条形图，如下图所示。

02 替换掉不必要的图例

在饼图中，很多时候图例都是多余的，可以用类别名称来代替，这样会使图表显得更简洁、直观。

如左下图所示，选择图表中的图例，按【Delete】键删除，然后添加数据标签，将类别名称和数据直接添加到饼图上，显示会更直观，效果如右下图所示。

要删除图例中的单个图例，可以先选择整个图例，再单击要删除的某个系列的图例，按【Delete】键即可。

03 设置坐标轴数字格式

在 Excel 图表中，坐标轴是一个非常重要的元素，但很少有人对坐标轴的数字格式进行设置。

其实，要想使制作的图表更专业，坐标轴数字格式的设置也不容忽略。

使用图表对人事数据进行分析时，经常需要在如下图所示的几种情况下为坐标轴设置数字格式。

如下图所示的图表坐标轴中带有负值，虽然负值的数据条使用了红色进行表示，但坐标轴中刻度值的负值并不明显，这也导致图表整体效果不够直观。

负数一般用带负号（-）的红色文字表示，当图表坐标轴带有负值时，坐标轴中的负值也需要使用红色文字显示，这样使图表更直观。

例如，在对各部门月初和月末增加、减少人数进行分析时，就涉及负数，通过设置坐标轴的数字格式，让坐标轴和图表中的负值用带负号的红色文字显示，具体操作步骤如下。

步骤 01

选择图表中的纵坐标轴并右击，在弹出的快捷菜单中选择【设置坐标轴格式】命令，打开【设置坐标轴格式】任务窗格。

在【坐标轴选项】中展开【数字】选项，在【类别】下拉列表中选择【数字】选项，将【小数位数】设置为【0】，将负数的显示格式设置为【 - 1,234】，在【格式代码】文本框中将显示该数字格式的代码，如下图所示。

设置坐标轴数字格式的方法与在【设置单元格格式】对话框【数字】选项卡中设置数字格式的方法相同，且数字格式的代码也相同。

步骤 02

选择横坐标轴，在【坐标轴选项】中展开【标签】选项，将【标签位置】设置为【低】，这样横坐标标签就不会与负值的数据系列重叠，如下图所示。

04 调整纵坐标轴间距

在 Excel 中制作的图表，其纵坐标间隔都是默认的，但默认的间距不一定是需要的。

如果纵坐标轴的数值间距太小，显示的数字刻度堆积在一起，会显得不美观，如左下图所示。

因此，可以根据需要对坐标轴间距进行调整，如右下图所示为调整后的效果。

05 主次坐标轴刻度要对称

使用组合图分析数据时，经常会涉及双坐标轴，如左下图所示的图表就是采用的双坐标轴。

左侧为主要纵坐标轴，有 5 个刻度，右侧为次要纵坐标轴，有 8 个刻度，由于次要纵坐标轴的刻度、网格线与主要纵坐标轴的刻度不对等，因此导致图表的双坐标轴不对称，这种情况是不允许的，需要调整纵坐标轴刻度与主要纵坐标轴的刻度单位使其对称，调整后的效果如右下图所示。

06 突出图表中的关键数据点

突出关键数据点，是指通过更改单个数据点的填充颜色、添加数据标签等方式来突出显示关键的数据，使人们一眼就能看出图表中想要强调的数据信息，特别适用于各个数据点之间的数值大小变化不明显的图表。

如从左下图所示的图表中可以看出，各数据点之间的数值大小变化不大，很难一眼看出最大值。

这时可以将最大值的数值填充为其他颜色，并添加数据标签，使图表中的最大值一目了然，如右下图所示。

07 图表标题随目的改变

图表标题说明这是一张关于什么数据的图表，因此，图表标题一定不能少。

当图表只是为展示数据状况时，可以拟定一个概括性标题，如左下图所示的“各部门人数所占比例”。

但是，如果图表是为了展示一个结论或强调一个观点，标题也必须与之对应。

如右下图所示，图表的目的是强调销售部人数所占比例，因此，标题内容随之发生改变，这样在观看图表时就能一目了然。

08 折线图要懂得拆分

在使用折线图时，常常需要同时体现多项数据的趋势。

当数据项目较多时，就意味着一张折线图中有多条趋势线，线条之间相互影响，导致图表信息读取困难。

这种情况，就需要将折线图拆分为多张，避免各种线条“纠结”在一起。如下图所示就是将一张折线图表拆分为多张折线图表后的效果。