SAP的每月末的财务结算中,企业的外币业务在记账的时候一般都是使用期初的汇率,或者是即时汇率。但是在月末,需要按照月末汇率对外币的余额或者未清项进行重估,即Revaluation。因此,总账会计每月末需要做外币重估操作。以下我从外币评估的业务说明、SAP的后台配置以及前台操作来分享下这块业务我的理解。
业务说明
SAP系统外币评估的原理:未清项的评估是在外币的汇率有变化时,对有涉及外币未清项的科目,按统驭科目或科目类型、按币种、分借贷分别进行统计其由于汇率变化产生的差额,将变化额按科目类型和币种进行账务调整。
1、为什么要做外重估呢?
做外币重估的意义,是为还原财务报表真实的金额。
2、SAP外币重估的两类业务:
货币资金的外币重估:SAP按余额的当月月末汇率生成外币重估凭证(次月不冲回),注意不是按照每一笔去生成重估凭证哦。实际上是可以根据每一笔明细,但是造成系统里的凭证太多,没这个必要。
货币资金类的月末评估结果相当于“既成事实”,成为“已实现的汇兑损益”,因此该凭证在下月初不应冲回。
往来科目的外币重估:SAP按“未清项”余额的当月月末汇率生成外币重估凭证(次月冲回),不是按照每一笔(同样是可以根据每一笔明细,但是造成凭证太多)。
未清项的月末评估是企业对外部往来单位之间的债权、债务的评估。在债权、债务被清理之前不算是“既定事实”,应称之为“未实现的汇兑损益”,因此该凭证在下月初应冲回。
后台配置
步骤1:定义评估方法 用于指定执行应收应付重分类操作时,所要用到的各项参数。
后台配置路径:SPRO->OIMG->财务会计(新)->总账会计核算(新)->定期处理->评估->定义评估方法
前台操作事务码:OB59
最低值规则:只有评估金额小于评估前本币金额,即出现评估损失时才评估。
严格的最低价值原则:新的评估损失大于上一次的评估损失时,才执行评估。
总是评估:指的是不管期末汇率与业务发生时使用的汇率孰高孰低,都是要参与外币评估;现公司目前选的这种。
只重估:只有评估金额大于评估前的本币金额,即出现评估收益时才执行评估。
按行项目记账:为每个末清项都单独过账评估,这种方式会使评估结果更容易检查,但可能程序运行所需要的时间会增加。同时,会产生大量凭证,所以一般不勾。
评估类型:设定评估的凭证类型,可自建一个评估专用的凭证类型。我们公司是直接用的凭证类型为SA-总账科目凭证。
汇率确定:确定评估的汇率类型为PEND(外币评估) 。
双击时间相关性配置属性:根据实际业务去配置,现公司这块未做配置。
步骤2:定义评估范围 评估范围是评估方法、货币类型等几个变量的组合,它明确了要对哪一个或者哪几个货币类型的值进行评估。
后台配置路径: SPRO->OIMG->财务会计 (新) ->总账会计核算 (新)定期处理->评估->确定评估范围。
前台操作事务代码:无
步骤3:定义自动记账规则 自动记账规则分别针对之前讲的两类评估业务进行配置:
KDB-用于货币资金类业务的科目配置,
KDF-用于未清项业务的科目配置。
后台配置路径: SPRO->OIMG->财务计(新) ->总会计核算(新)定期处理->评估->外币评估->准备外币评估的自动过账
前台操作事务代码: OBA1
KBD的维护界面,“费用科目”和“汇兑收益科目”分别对应外币评估的损失和收益科目,而“汇率差额代码”则来自于科目主数据,它对外币重估产生的汇兑损益科目进行划分。现公司此处为空,在科目主数据界面也隐藏了该字段。所不同的是,此处定义的是由于总账余额的评估,对于未清项目不做相应的评估。
KDF是对未清项科目配置外币评估科目,这些未清项包括: 在科目主数据中勾选了“未清项管理”选项的科目和客户/供应商的统驭科目。
在上图中维护未清项科目,双击行进入详细信息界面,设置外币重估的相关科目。
“评估亏损1”和“评估收益1”:设置相应的损益科目,一般设置为“财务费用-汇兑损益”。
“资产负债表调整1":设置损益科目的对方科目,即未清项对应的调整科目。对于统驭类的未清项科目,系统做外币重估的时候不可能重估到它本身上面,所以需要设置对应的调整科目,以截图中的科目为例:11230100预付账款-材料,设置的调整科目为:" 11239901预付账款-外币评估”。
前台操作
前台菜单路径:
SAP 菜单->会计核算->财务会计->总账->定期处理->关账->评估->FAGL FC VAL- 外币
评估(新)
操作的前台事务码:FAGL_FC_VAL;
评估关键日期 系统会根据这个日期确定以什么记录作为评估的对象。对于未清项的评估,它评估的对象是在此日期前的未清项或者清账日期在此日期之后的已清项,对于总账余额评估,它评估的对象是这里输入日期所在期间的余额。
评估范围 即上文后台配置的评估范围,决定了评估时的参数。
重置评估 如果外币评估运行有误,可以通过勾选这个选项来冲销之前评估的结果,同时可以选择“重置原因(余额)。
评估总账科目余额 即针对总账的科目余额进行评估,如果勾选了这个复选框,则总账科目可以输入科目的范围。设置完成后可先“执行测试运行”,若无报错信息,再去掉测试运行,“立即过账评估”,点击“过账”按钮系统提示需要再批处理会话中执行过账。
后续通过事务代码“SM35”进入批处理会话界面处理即可。
SAP外币评估操作和查询,注意事项如下:
1、手工做外币重估分录、调整外币重估分录,事务码:FBB1;
2、事务码:OB52 打开当月和次月账期;
3、重置评估时,冲销要保证当月和次月都被冲销;
4、做之前,最好把未清项能结清就尽量结清;
5、月末检查的时候,要保证外币评估科目的累计余额=0;
6、操作的时候,参数填对。
7、外币重估相关的科目,用事务码:FS10N,或是事务码:IDCNACCTBLN检查
8、外币评估涉及到的科目:
66040400 财务费用-汇兑损益
20019901 短期借款-外币评估 累计余额一定是为0
22419901 其他应付款-外币评估 累计余额一定是为0
12219901 其他应收款-外币评估 累计余额一定是为0
22019901 应付票据-外币评估 累计余额一定是为0
22029901 应付账款-外币评估 累计余额一定是为0
11219901 应收票据-外币评估 累计余额一定是为0
11229901 应收账款-外币评估 累计余额一定是为0
11239901 预付账款-外币评估 累计余额一定是为0
22039901 预收账款-外币评估 累计余额一定是为0
25019901 长期借款-外币评估 累计余额一定是为0
10090100 外币兑换中转科目
9、常见问题、问题解释
如果货币资金测试结果没问题,生成不了凭证,先针对货币资金重置,再针对货币资金重新执行过账。