基于高效办公的学校钉钉(微信)群信息发布研究及建议

基于高效办公的学校钉钉（微信）群信息发布研究及建议

王建伟

摘要：现代化学校教育教学质量的提升不但要依赖先进的信息技术硬件与软件，通过便捷的信息技术实现策略与计划的快速传达、过程性反馈与优化建议的快速收集和针对性发布、总结性文件的及时推送，更应该实现信息技术的规范化、高效化使用，避免因信息发布无计划性、信息发布时间不恰当、信息发布方式不合理而造成学校老师工作的浅表化、无序化、碎片化等问题，从而造成信息发布成本过高、团队工作效率低下。

本研究以XXX学校一个工作周的两个钉钉工作群信息发布情况为研究样本，以多维度数据统计、分析、挖掘为依托，来研究学校日常管理、教学工作中存在的信息发布方面的问题，进而反推出学校管理、教学中存在的突出问题，并为学校钉钉办公群信息发布的规范化、高效化提供合理化建议，以期实现通过钉钉办公群信息发布的规范化推进信息技术时代现代化学校办公效率的最大化。

关键词：高效办公 学校钉钉群 学校微信群 信息发布 研究 建议

一、研究背景

近十年来，随着3G、4G、5G移动通信技术的快速发展及有线网络网速的不断提升，再加上电脑终端、手机终端软件的不断创新，信息技术给学校日常管理、教学工作带来了极大的便利。

从飞信、QQ群、微信群到钉钉群，对信息发布者而言，信息发布的便捷性、时效性得到了大幅度提升——大部分与管理、教学相关的信息都可以在第一时间传达给每位老师；

对信息接受者而言，不再需要频繁地面对面开会，只需要及时查看信息并执行。

然而，信息技术毕竟只是技术手段，能否发挥出最大效能，关键取决于使用者的智慧。

信息技术本身是一把双刃剑。

用得其所，在高效办公目标的引领下规范、有序地使用，信息技术的正面意义就得以凸显。

不得不面对的问题是，在学校日常办公办公过程中，信息发布者往往只注重信息发布行为本身，对信息发布时间、信息发布方式、信息成本（从信息发布到信息接收再到执行所耗费的时间、人力、物力成本）存在相当大程度上的忽视。

因此，信息技术越发达，缺乏高效办公目标指向的信息发布行为越可怕，越会造成团队工作效率的低下。

在这样的背景下，选择有代表性的典型样本，通过具体可靠的数据记录与分析梳理，反推出学校办公信息发布过程中存在的典型问题，进而制定出相应的系统性优化方案，就成了以高效办公为目标指向的现代化学校的必由之路。

二、数据统计及分析

（一）数据采集样本说明

1.数据样本来源：数据样本采集对象为XXX学校高中部2020级班主任群、2020级值班通报群，二者为高一年级日常信息发布量最大的两个钉钉办公群。

2.数据样本周期：数据样本采集周期为2020年9月22日至2020年9月28日一周，这一周为开学第三周，年级各项工作已经步入正轨，这一周所发布的信息都是日常教学、德育等方面的信息，发布数量无明显异常。

3.数据采集项目：

①发布时间（具体到分钟）

②内容类别（代码：教学类J 德育类D 上级、学校通知、失物招领T 共同编辑文件更新通知W）

③紧急程度（代码：执行时间30分钟（含）以上A 执行时间30分钟以内B）

④发布方式（代码：汇总式发布H 碎片式发布S）

总体而言，该数据样本典型，信息采集项目分类编码明确，具备分析、挖掘、研究价值。

（二）数据统计结果及初步分析

1.两钉钉群周信息总量及每日信息量统计

两钉钉群周信息量统计描述：

①2020级班主任群为275条，2020级值班通报群为648条，合计923条。

②两个钉钉群一周内每天的信息量相对均衡，其中2020级班主任群22日、25日两天的信息量偏多，2020级值班通报群24日信息量偏多，两个群每日的信息量总和平均在130条左右。

2.两钉钉群周信息分类统计

两钉钉群周信息分类统计描述：

①2020级班主任群中的德育类信息共计219条，占比80%，共同编辑文件更新通知31条，占比11%，教学类信息18条，占比7%

②2020级值班通报群中的德育类信息共计457条，占比71%，教学类信息190条，占比29%。

3.两钉钉群周信息紧急程度分类统计

两钉钉群周信息紧急程度分类统计描述：

①2020级班主任群紧急通知3条，占比1%，非紧急通知272条，占比99%。

②2020级值班通报群紧急通知0条，100%为非紧急通知。

4.两钉钉群周信息以小时为单位的发布时间段统计

两钉钉群周信息以小时为单位的发布时间段统计描述：

①2020级班主任群从6:00到23:00共17个小时的时间区间内每个小时都有信息发布，其中以6:00—7:00/11:00-12:00/16:00-17:00/18:00-19:00四个时间段信息发布量最大。

②2020级班值班通报群从6:00到23:00共17个小时的时间区间内每个小时都有信息发布，其中以6:00—7:00/8:00-9:00/12:00-13:00/18:00-19:00/22:00-23:00五个时间段的信息发布量最大。

5.两钉钉群周信息发布方式统计

两钉钉群周信息发布方式统计描述：

①2020级班主任群以碎片式发布的信息263条，占比96%，以汇总式发布的信息12条，占比4%。

②2020级值班通报群以碎片式发布的信息628条，占比97%，以汇总式发布的信息20条，占比3%。

（三）基于高效办公理念的数据概述与问题反推

1.数据概述：

①从日均信息总量来看，两钉钉群的每日信息量平均在130条以上。

②从信息类别来看，两钉钉群的德育类信息占比都在70%以上。

③从紧急程度来看，两钉钉群的非紧急信息占比都在99%以上。

④从发布时间段分布来看，两钉钉群的信息发布在从早6:00至晚23:00的17个小时内都有发布，而信息发布密度较大的时间段只有7个。

⑤从发布方式来看，两钉钉群的信息96%以上都是碎片式发布。

2.基于高效办公理念的问题反推

①从日均信息总量和发布方式来看，以碎片式为主的发布方式决定了群成员每条信息都要阅读，甚至为了避免遗漏重要信息而多次反复阅读。

每日信息阅读量在130条以上，这130条信息是对高一年级18个班级和班主任的的总体通知、反馈，而对每一个班主任而言，有效信息大约仅有十分之一左右，这突出反映出信息发布者的发布针对性不强的问题，大量无效信息的干扰对学校老师整体工作效率造成了较大负面影响。

②碎片式发布对于信息发布者而言最简单，对信息接收者而言，阅读成本极高。

对于学校老师来说，不仅日常的备、讲、改需要大量的时间投入，更需要比较多的连续性安静时间进行新课标学习、教学设计、深度思考、专业发展学习。

分散化、碎片化，不合理的发布方式严重打乱了老师们原本可以连续支配的工作时间，大大降低了办公效率。

③从紧急程度与发布时间段来看，既然两群的非紧急类信息占比都在99%以上，那么连续17个小时每个时段内都有信息发布的状况必然反映出信息发布者工作计划性不足甚至无计划性的问题。

工作计划性是现代化学校的基本特征，缺乏计划性的的信息发布让老师们在工作时间内处于高度无序的工作状态，这对学校教学质量、办公效率的提升造成了极大伤害。

综上所述，以XXX学校高中部2020级班主任钉钉群和2020级值班通报钉钉群2020年9月22日至28日一周的信息发布数据为样本，通过归类、编码、统计、分析，梳理出高一年级在整体信息发布工作中存在着信息发布计划性不足、信息发布针对性不强、信息发布方式不合理的严重影响团队办公效率的三大突出问题。

三、基于高效办公理念的学校钉钉群信息发布建议

鉴于年级工作中存在的信息发布计划性不足、信息发布针对性不强、信息发布方式不合理三大问题，为了通过优化信息发布全过程从而实现办公效率的最大化，特提出以下建议：

1.信息发布目标导向化

对信息技术的定位应该是提升办公效率的手段，沉迷于信息技术本身是可怕的。

因此，对于现代化学校而言，在信息发布方面，永远应该坚守的导向原则就是高效办公，不应该允许任何主观或者客观拉低办公效率的信息发布行为的出现。

坚守高效办公目标导向，能够从理念上解决信息发布随意化、计划性不强的问题。

2.信息发布时间相对固化

从周统计数据来看，两个钉钉群信息发布的高峰期共有7个时间段，分别是6:00—7:00/8:00-9:00/11:00-12:00/12:00-13:00/16:00-17:00/18:00-19:00/22:00-23:00。

综合以上信息发布密集时段以及个别情况下可能出现的紧急通知类信息，在信息发布时间方面提出以下两点建议：

①需要在短时间内执行的紧急信息应该以@目标人员的形式发布，目标人员会收到醒目提醒。

②非紧急信息在早餐到早自习开始前（6:25—7:00）、上午课间操（9:20—9:50）、午餐时间（12:00-12:30）、下午第一节课前（13:40—14:00）、下午课间操（15:30-16:00）、晚餐时间（17:30—18:10）、晚修前（21:40—22:10）七个时间段发布，尽可能做到@目标人员。

信息发布时间相对固化就能够从制度上倒逼信息发布者增强信息发布的计划性，最大程度避免信息发布的随意性。

3.信息发布方式差异化

①面向个体的信息应该直接点对点发布，钉钉APP可以实现企业内部非好友之间的点对点信息发送，因此，不应该发布在群内对大多数非目标人员造成信息干扰。

②面向群内小部分人员的信息尽可能实现@目标人员。

③面向群内所有成员的紧急通知类信息应该以@全体的方式发布。

④值班反馈类、复杂通知类等可以实现汇总式发布的信息应该用汇总文档、表格等方式加以呈现。

汇总式发布的明显优势在于：

对信息接收者而言，一目了然，无需反复查看群内碎片化、无序化信息，从信息查阅、问题整改到执行通知，既节省了阅读时间，又避免了遗漏信息；

对于信息发布负责人而言，汇总式信息可以直接作为档案加以留存，信息可检索、可追踪、可统计、可分析，省去了后期整理、汇总碎片化信息的麻烦。

⑤发布工具标准化。推荐使用WPS文档、表格的共同编辑模式来实现信息的汇总与发布。

以WPS共同编辑模式发布信息的前提在于汇总类信息文档、表格模板的简要设计。

以2020级值班群为例，学生宿舍类问题、课堂状态类问题直接由值班人员分类、分班级上传到相应的共同编辑文档、表格即可。

信息发布方式差异化能够综合解决信息发布计划性不足、针对性不强、方式不合理的问题。

共同编辑模式文档样表

四、结语

本研究聚焦于学校日常办公过程中在信息发布方面呈现出的突出问题，以精确的数据统计、立足实际的问题分析、着眼于高效办公的合理化建议来构建研究框架，希望能够对解决被繁冗复杂的信息所困扰而导致的学校办公低效化问题带来一些有益作用。